bicatWise

Gebruikersportal

Complete service voor de klant

In bicatWise is de catalogus doorontwikkeld tot iets dat veel meer is dan een catalogus: er is nl. een complete gebruikersportal ontworpen. De bibliotheekgebruikers (klanten/bezoekers) hebben hiermee de beschikking over een aantrekkelijk vormgegeven portal met cWise mogelijkheden. Mijn Menu, met o.a. verlengen, reserveren en persoonlijk advies, is uitgebreid met inschrijven via internet en betalingsmogelijkheden via iDeal.

Communiceren over titels

Een bibliotheekcatalogus verstrekt het bibliotheeklid inzicht en een overzicht van beschikbare artikelen binnen de bibliotheek. cWise biedt meerwaarde door de collecties van diverse bibliotheken - digitaal - te koppelen en ontsluiten. De cWise-gebruikers kunnen er hun informatie en mening aan toevoegen en daarover met andere gebruikers communiceren.

Toegang met ongekende mogelijkheden

Hoe de lener overzicht houdt, snel vindt wat hem/haar interesseert en gericht voorzien wordt van titels en aanvullende informatie, waren o.a. de uitgangspunten voor het ontwikkelen van de gebruikersportal. Met één keer inloggen heeft de gebruiker alles wat de digitale bibliotheek te bieden heeft tot zijn/haar beschikking.

Verbeterd zoeken

Binnen de gebruikersportal heeft HKA de zoekmogelijkheden van de XML-catalogus voor de gebruiker sterk verbeterd en verfraaid. U kunt titels en collecties doelgroepgericht presenteren. Het is mogelijk om verschillende soorten portals te definiëren. Een bibliotheek-portal, een scholieren-portal of één die door de gebruiker zelf is ingericht. Ook de lay-out en content zijn aanpasbaar. Om het beeld aantrekkelijk te maken kunnen bijv. aanwinsten in een carrousel op het beginscherm worden geplaatst.

De XML-catalogus kent standaard al een fraaie vormgeving, maar u kunt deze verder naar eigen voorkeur inrichten en vormgeven. Desgewenst kunt u dat uitbesteden aan HKA.

cWise

Koppeling van systemen

cWise koppelt min of meer de bicatWise-systemen en verzamelt vanuit die systemen relevante data. Via cWise worden op een centraal landelijk ingerichte server verschillende bicatWise-systemen aan elkaar gekoppeld. Leden van verschillende bibliotheken kunnen via de webcatalogus zelf content produceren. Deze content wordt centraal opgeslagen en beheerd, maar is overal (lokaal) beschikbaar. Bibliotheekleden, waar dan ook, kunnen daardoor met elkaar gegevens uitwisselen en ervaringen delen waardoor zij elkaar kunnen helpen bij het vinden van goede en interessante boeken, dvd's, cd's etc. Lenen en lezen wordt daardoor leuker en interactief.

Binnen cWise kunnen leners recensies, beoordelingen en tags aan titels toevoegen en de bijdragen van andere leners raadplegen en beoordelen. Daarnaast kunnen leners op een gemakkelijke manier lijsten samenstellen. Er kunnen titeloverzichten worden gemaakt van (alle) titels van een bepaalde schrijver, van favoriete films, bepaalde muziekgenres of met alle informatie over een vakantiebestemming, hobby, studie etc. Ook kunnen lijsten worden samengesteld, bijv. welke boeken iemand nog wil lezen (verlanglijstje) of welke boeken zijn gelezen (geheugensteuntje).

De profielpagina kan worden voorzien van een eigen avatar (foto of afbeelding) en het is mogelijk om virtuele leesclubs te starten - uiteraard met discussiemogelijkheden.

Webcatalogi

Basis en Plus

HKA kent een zgn. basis webcatalogus en een Wisecat+.

Voor bicatWise is een zeer uitgebreide kant-en-klare xml-catalogus gebouwd die standaard met bicatWise wordt meegeleverd. De webcatalogus kent een lay-out in de landelijke huisstijl. Ook de fallback webcat (= een vereenvoudigde versie voor bijv. verouderde browsers, smartphones, informatiezuilen of pc's zonder javascript) wordt geleverd in de landelijke huisstijl. Desgewenst kan de catalogus worden aangepast aan de eigen huisstijl en website. Dit kunt u zelf doen of door HKA laten verzorgen.

Deze xml-catalogus heeft uiteraard nog steeds alle uitgebreide zoekmogelijkheden, maar is overzichtelijker en toegankelijker voor de gebruiker. De informatie wordt op een flitsende manier gepresenteerd. De zoekbalk is een vast onderdeel van alle schermen zodat op elk gewenst moment opnieuw gezocht kan worden.

De Mijn Menu-functionaliteiten staan prominent op het eerste scherm en blijven aldoor in beeld, net als de titeloverzichten van de aanwinsten, toplijsten etc. Op het beginscherm kunnen aanwinsten en/of toptitels in een carrousel met afbeeldingen van boekomslagen worden getoond.

Dan is er nog de Wisecat+. Het grote verschil met de standaardversie is dat binnen deze catalogus tegelijk wordt gezocht in én de lokale én de landelijke gegevens. Daarnaast beschikt de Wisecat+ over alle mogelijkheden van de (standaard) webcatalogus. Dat betekent ook dat varianten van de XML op een PDA en smartphone kunnen worden getoond. De catalogus kan zo mobiel worden gemaakt.

Zoeken, vinden & reserveren

U bepaalt wat u aanbiedt

Vanuit de webcatalogus kan direct worden gereserveerd/besteld. Bij gebruik van de Webcat+ kan direct een aanvraag in het landelijk aanvraagsysteem worden geplaatst.

Er zijn verschillende leveringsopties mogelijk. Zelf ophalen in de bibliotheek of bij een servicepunt? Levering aan huis of per post? U kunt zelf bepalen welke keuze-opties u aanbiedt.

Verkoop van afgeschreven en nieuwe exemplaren

De voorganger van bicatWise, Bicat, kende al een geïntegreerde verkoop van afgeschreven exemplaren. In bicatWise is deze mogelijkheid uit te breiden naar andere bicatWise-systemen en te integreren in eigen catalogus en het eigen bestelproces. BicatWise biedt ook de mogelijkheid om vanuit de catalogus een boek te kopen bij een boekhandel. Het is zelfs mogelijk om afgeschreven bibliotheekboeken te kopen of nieuwe boeken via een boekhandel.

Uw klant blijft op de hoogte

In het hele proces, van reservering tot aflevering, blijft de klant op de hoogte van de status van zijn reservering. De klant weet direct of de reservering gelukt is en of het gevraagde geleverd kan worden - ongeacht door welk systeem. Via Mijn Menu is de voortgang te volgen. Berichten houden de klant op de hoogte, en kunnen worden verzonden via mail, post, sms, etc. Ook kunnen ze getoond worden in de inbox van de klant.

Collectiebeheer

Collecties optimaliseren

BicatWise biedt u standaard een aantal functies om de omvang en het gebruik van uw collecties te optimaliseren, o.a. door de Rationeel Collectie Beheer-module, de Bibliotheek Collectie Beheer-module en het genereren van besteladviezen.

▪ Rationeel Collectie Beheer (RCB)

Voor het analyseren van de omvang, de samenstelling en het gebruik van uw collecties beschikt u in bicatWise over (RCB). Ook kunt u met RCB het gebruik van speciale (wissel-)collecties en achtergrondcollecties analyseren. Met de analyse-resultaten kunt u de doelstellingen voor uw collectiebeleid monitoren en zo nodig aanscherpen.

▪ Bibliotheek Collectie Beheer (BCB)

De kern van de BCB is het kunnen delen van collecties. De BCB beschouwt de collecties van de samenwerkende organisaties (basisbibliotheken) als één grote collectie, als één geheel. Op basis van dit geheel wordt een optimale verdeling van de exemplaren bepaald. Uitgangspunt is dat álle exemplaren in álle vestigingen ingezet en geplaatst kunnen worden.

In de BCB staat de collectie centraal. Er wordt onderscheid gemaakt naar wat er zou moeten staan (de normering) en naar wat er daadwerkelijk staat. Per vestiging wordt een 'normprofiel' opgesteld, en in dit profiel wordt per collectie-onderdeel een aantal kwaliteitseisen vastgelegd.

▪ Besteladviezen

In bicatWise kunt u, in combinatie met de AA-staffel van de NBD, besteladviezen genereren die rekening houden met uw doelstellingen binnen uw beschikbare budget. BicatWise houdt rekening met de gewenste opbouw van collecties. Desgewenst kan worden gekozen voor spreiding van titels over de verschillende vestigingen, eventueel in combinatie met route-collecties.

Collecties in beweging

Behalve met wisselcollecties (delen van collecties voor een bepaalde periode in een andere vestiging plaatsen) kunt u ook werken met routecollecties en zgn. floating collecties.

▪ Route-collecties, dynamiek in de collectie

Bij route-collecties bezitten meerdere bibliotheekvestigingen (per provincie, regio of basisbibliotheek) samen één collectie. Deze collectie kent een spreiding over de vestigingen heen, maar de exemplaren worden onderling 'geruild'.

Onderling wordt afgesproken hoe de exemplaren worden verdeeld. Grotere bibliotheken kunnen bijvoorbeeld méér pakketten ontvangen dan kleinere organisaties. De routes starten in verschillende vestigingen. Sommige exemplaren starten in A, schuiven door naar B, vervolgens naar C, etc. Andere exemplaren starten in B, schuiven door naar C en dan naar D. Aangezien vooraf wordt vastgelegd welke route de exemplaren moeten volgen, en hoe lang de materialen in een vestiging mogen blijven, ontstaat er een gelijkmatige spreiding in tijd, aantallen en actualiteit.

Exemplaren die naar de volgende vestiging moeten en die niet uitgeleend zijn, komen op een zng. werklijst terecht. Uitgeleende exemplaren worden bij inname automatisch op transport gezet naar de volgende vestiging.

Een bibliotheek kan zich beperken tot bepaalde collectie-onderdelen, zoals jeugdboeken, bepaalde romangenres of onderwerpen/thema's. Het kan gaan om (deel)collecties of om losse exemplaren. Een route-collectie kan worden toegepast op bestaande (achtergrond)collecties maar ook bij het inwerken van nieuwe exemplaren. Kortom: het principe van route-collecties zorgt voor meer dynamiek in uw collectie!

▪ Floating collecties: vraag van de klant bepaalt de collectie

Door floating worden materialen automatisch geplaatst in de bibliotheek waar het wordt ingenomen. Exemplaren afkomstig uit een andere bibliotheek gaan dus niet weer terug naar de eigenaar. De materialen leiden een zwervend bestaan. Bibliotheken krijgen hierdoor een afwisselende(r), verrassende(r) collectie die de vraag van de gebruikers weerspiegelt.

Managementinformatie

Informatie op maat

Met bicatWise kunt u een grote variëteit aan overzichten en rapporten, geheel automatisch en/of periodiek, genereren.

▪ Standaardrapportages en overzichten

De verschillende standaardrapportages en -overzichten kunt u in PDF-, CSV- of HTML-formaat oproepen en opslaan. Gegevens kunnen vervolgens worden geïmporteerd en bewerkt in bijvoorbeeld Excel. Ook is het mogelijk rapporten periodiek automatisch te laten genereren. Deze rapporten kunt u laten mailen of klaarzetten in een portal.

▪ Rapportengenerator BIRT

Een vast onderdeel van bicatWise is de de rapportgenerator BIRT. Daarmee kunt u ook eigen rapporten definiëren en/of bestaande rapporten aanpassen. HKA levert en onderhoudt het datamodel voor deze generator.

Customer Relation Management (CRM)

Van ledenadministratie naar CRM

In bicatWise is de ledenadministratie uitgegroeid tot een volledig CRM-systeem. U kunt er al uw relaties in hun diverse rollen (als lener, lid van de literatuurclub etc.) in onder brengen.

Per klant worden de verschillende rollen die een klant kan hebben, geïntegreerd geregistreerd. Een klant kan bijvoorbeeld lid zijn van de bibliotheek, een abonnement hebben op een nieuwsbrief en/of deelnemen aan een literatuurclub. BicatWise registreert al deze gegevens op één plek.

Ook niet-leden kunnen worden opgenomen in het systeem, denk hierbij aan deelnemers aan lezingen en cursussen of niet-leden die wel een nieuwsbrief willen ontvangen.

BicatWise bevat o.a. de volgende registratiemogelijkheden:

• Activiteiten van een klant in cWise.
• OPT OUT-velden (marketing).
• Door bicatWise gegenereerde klantgroepen.
• Tonen van marketingtriggers die zijn afgegaan.
• Registratie (per klant) van uitgevoerde marketingacties.
• Historie van verstuurde berichten en meldingen.
• Registratie van alle klantcontacten: wie heeft op welke wijze wanneer waarover contact gehad.
• Registratie van nog uit te voeren klantcontacten: wie moet wanneer een actie uitvoeren.

Financieel beheer

Uitgebreide financiële mogelijkheden

Het gehele financiële beheer van uw organisatie kan worden ondergebracht in bicatWise. Leengelden, boetes, winkelverkopen etc. (cashgelden aan de balie) kunnen met de uitgebreide kasadministratie in bicatWise worden verwerkt. Tevens zijn er geïntegreerde oplossingen voor diverse pin- en betaalautomaten.

Ook contributies en nota's met de bijbehorende acceptgiro's kunnen vanuit bicatWise worden verwerkt en beheerd. Na het ontstaan van vorderingen volgt bicatWise deze posten en bepaalt op basis van instellingen wanneer hiervoor gefactureerd moet worden, wanneer eventuele herinneringsfacturen moeten worden aangemaakt en wanneer posten naar de deurwaarder gaan. Dit gehele volgproces is dus volledig geautomatiseerd!

Digitale nota's - betalen via internet

Het betalingsverkeer verandert sterk. De acceptgiro wordt steeds meer vervangen door een nota per mail. Aan het gebruik van automatische incasso worden andere (hogere) eisen gesteld. Zo is de termijn voor een stornering (het terugdraaien van een automatische incasso) verlengd. Ook is verplicht geworden dat de klant voorafgaand aan de facturering via de inbox over de daadwerkelijke incasso wordt geïnformeerd.

Maandelijks incasso-abonnement

BicatWise kent de mogelijkheid om het abonnementsgeld maandelijks te innen via een SEPA-incasso. Hierbij kan de klant aangeven dat alle openstaande registraties direct meegenomen moeten worden in deze incasso. De klant kan vanuit de Mijn Menu de posten raadplegen.

Wise is volledig aangepast voor SEPA. Nieuwe betaalvormen als iDEAL winnen steeds meer terrein. BicatWise ondersteunt deze systemen. Vanuit Mijn Menu kan de klant met iDEAL via internetbankieren openstaande posten direct betalen én het deposito ophogen. Het geld is direct binnen, er kan niet worden gestorneerd. De posten in bicatWise zijn direct afgeboekt.

Ook kan worden gewerkt met digitale nota's. De nota wordt dan in een mail verstuurd met een directe link naar de iDEAL-functie.