TheaterWise is de module binnen Wise waarmee organisaties hun kaartverkoop voor evenementen en activiteiten op een professionele manier kunnen uitvoeren. Het kan daarbij gaan om zowel eigen evenementen als die van of in samenwerking met derden, zoals bibliotheken.

TheaterWise is de opvolger van de module 'Kaartverkoop' van Bicat. TheaterWise is volledig geïntegreerd met bicatWise. Beide systemen delen een gemeenschappelijke klantendatabase. Een 'culturele' klant (een zgn. 'actor') kan binnen hetzelfde Wise-systeem dus zowel een bibliotheekklant als een theaterklant kan zijn - en wellicht in de toekomst ook nog een educatie- en/of muziekschool-klant.

Dit heeft als voordeel dat klanten slechts éénmaal aan de database toegevoegd hoeven te worden. Informatie voor marketingdoeleinden kan gemakkelijk tussen de verschillende sectoren uitgewisseld worden.

Doelstellingen van theaterWise

• Het faciliteren van een geautomatiseerd systeem voor de ondersteuning van de kaartverkoop voor evenementen.
• Een volledige integratie met andere systemen zoals bicatWise, educatWise etc.

Gebruikers

Als gebruikers van theaterWise worden gezien:

• Theaters
• Bibliotheken
• Overige culturele instellingen
• Leden van de bibliotheek
• Niet-leden van de bibliotheek
• Medewerkers – Vrijwilligers – Kassa verkoopmedewerkers
• Beheerders – Systeembeheerders

Componenten

TheaterWise bestaat uit drie componenten: de client (frontoffice), de manager (backoffice) en de portal (online).

Frontoffice: theaterWise Client

• Zaalbeheer

In het zaalbeheer worden de zalen van het theater gecreëerd en beheerd. Alle zalen in het theater en/of alle locaties waar voorstellingen plaatsvinden hoeven slechts éénnmalig te worden vastgelegd. Wanneer de zaal hetzelfde blijft, kan de zaal ieder seizoen bij alle activiteiten steeds weer opnieuw gebruikt worden.

De basis voor de zaal is de zaalplattegrond. De zaalplattegrond is een afbeelding die gebruikt kan worden om de stoelopstelling te bepalen. Alle stoelen in de zaal worden volgens de gekozen opstelling in de zaal geplaatst. Omdat een zaal vaak meerdere standaard zaalopstellingen kent - afhankelijk van het type voorstelling, bijvoorbeeld een toneelopstelling of concertopstelling - is het mogelijk om deze alvast vast te leggen in een 'zaalmasker'.

Een zaalmasker bestaat uit de stoelen in de zaal inclusief een aantal stoelblokkades op één of meerdere stoelen. In sommige zaalopstellingen is bijvoorbeeld standaard het balkon of standaard de zijvleugel van de zaal met stoelen geblokkeerd. Bij het vastleggen van activiteiten kan de zaal met een standaard zaalopstelling gekozen worden zodat niet steeds dezelfde stoelen met de hand geblokkeerd hoeven te worden.

Aan de stoelen in de zaal kunnen naast kenmerken als rij, nummer en rolstoelplaats óók een 'stoelwaardering' worden toegekend. Dit kan zowel handmatig als automatisch. Deze waardering kan worden gebruikt om te bepalen welke stoelen het best beschikbaar zijn tijdens de kaartverkoop. Indien gebruik gemaakt wordt van het 'best available seats' principe, berekent het systeem automatisch wat de best beschikbare stoelen zijn in de zaal op basis van de stoelwaardering.

• Activiteitenbeheer

De functie activiteitbeheer in theaterWise is bedoeld om activiteiten en de daarbij behorende uitvoeringsinformatie vast te leggen. Deze informatie wordt op verschillende tabbladen eenmalig vastgelegd. Indien gewenst vindt er een automatische koppeling met de website plaats.

De activiteit-informatie bestaat uit: titel, uitvoerende(n), bijbehorende teksten (bijvoorbeeld voor op de website of in de brochure), genre, actitviteitsoort, links (verwijzingen naar externe websites of YouTube-fimpjes) en speeldata.

• Reserveringenbeheer

In de planning worden verscheidene fasen in het verkoopproces gepland. Tevens wordt hier bepaald waar en of de activiteit zichtbaar en/of verkoopbaar is. Het gemak van deze planning is dat al voordat het seizoen begint alle activiteiten en de verkoopfasen zoals voorverkoop, verkoop en lastminute alvast gepland kunnen worden.

In 'Uitvoering en prijzen' worden de prijzen per uitvoering vastgelegd. Hierbij is het mogelijk om standaard prijsmaskers met rekenregels te maken om hiermee het rekenwerk te vergemakkelijken.Bij het kiezen van de zaal wordt de zaal met of zonder (bij ongeplaceerde verkoop) stoelen opgehaald uit het zaalbeheer. Tevens is het hier mogelijk om zaalopstellingen te kiezen en/of extra stoelen te blokkeren voor de verkoop.

• Kaartverkoop

Via het kaartverkoopmenu is het mogelijk om kaarten voor één of meerdere activiteiten te reserveren en/of te verkopen aan bestaande en/of anonieme klanten.

Het kaartverkoopscherm is dusdanig opgebouwd, dat er binnen een paar korte stappen snel kaarten verkocht kunnen worden.

Naast het snel verkopen van kaarten, zijn er ook andere opties beschikbaar. Denk aan het weergeven van de zaalplattegrond (om stoelen te bekijken en desgewenst te wijzigen) en het gebruik van een 'winkelwagen' (bij meerdere kaarten voor meerdere voorstellingen kan de klant in één keer afrekenen).

De theaterkaarten worden uiteindelijk geprint volgens vooraf gedefinieerde stylesheets. In de stylesheet wordt de opmaak van de theaterkaart bepaald. Indien gewenst kunnen verscheidene teksten en/of afbeeldingen op de kaart getoond worden.

• Rapportages

Via de theaterWise client kunnen verscheidene rapporten worden aangemaakt. Een voorbeeld hiervan is het rapport 'Verkoopoverzicht', gebaseerd op de borderel van het theater. Dit overzicht toont hoeveel kaarten er per voorstelling per rang per prijssoort zijn verkocht. Het is tevens mogelijk een selectie te maken op activiteitsoort, genre of datum. Vervolgens worden ook de totalen per uitvoering getoond.

Backoffice: theaterWise Manager

De theaterWise Manager is het onderdeel waar de tabellen gevuld en instellingen (parameters) worden beheerd. De Manager is alleen toegankelijk voor de systeembeheerder en geeft indien gewenst ook toegang tot de tabellen van de andere sectoren, zoals bicatWise of educatWise. Hiermee kunnen alle tabellen en instellingen vanuit één centraal punt worden beheerd.

Online: theaterWise Portal

Via de theaterWise portal kunnen (theater)klanten het volledige theaterprogramma bekijken. De teksten, prijzen en kaartinformatie wordt automatisch vanuit de client in de portal geïmporteerd.

Bezoekers van de portal die online kaarten willen kopen voor het theater, maken eerst een theateraccount aan. Wanneer zij lid zijn van de bibliotheek kunnen ze inloggen met hun bibliotheekpasgegevens. Vervolgens kan men kaarten kopen voor de voorstelling(en) die men wil bezoeken.

Betalen gaat via Ideal.

Wanneer de kaarten zijn afgerekend, kunnen ze op ieder willekeurig moment door klant worden geprint. Iedere kaart heeft een unieke barcode die slechts éénmalig gescand kan worden. Hierdoor is fraude nagenoeg niet mogelijk.

De lay-out van het kaartje wordt bepaald door de stylesheet, die op iedere gewenste manier in te stellen is.

Een voorbeeld van een theaterWise portal vindt u op www.cultura-ede.nl.

Externe koppelingen

• Boca kaartprinter
• Handscanner
• Online toegangscontrole:
  Voor de kaartcontrole is een online kaartcontrolemodule beschikbaar. Voor aanvang van de voorstelling wordt met de (hand)scanner de barcode op de kaarten gescand. Via de unieke barcode wordt de status van de kaart opgehaald en getoond. Is een kaart al eerder gescand of is de kaart geannuleerd, dan is dat meteen zichtbaar. Tevens wordt getoond of de kaart onder bepaalde voorwaarden is gekocht. Bijvoorbeeld met CJP-pas korting of met een biebpas korting.
• Toegangscontrole App voor de mobiele telefoon:
  Naast de online kaartcontrole is het tevens mogelijk om via de toegangscontrole app de barcode op de kaarten te scannen. Via de unieke QRcode wordt de status van de kaart opgehaald en getoond. Is een kaart al eerder gescand of is de kaart geannuleerd, dan is dat meteen duidelijk. Tevens wordt getoond of de kaart onder bepaalde voorwaarden is gekocht. Bijvoorbeeld met CJP-pas korting of met een biebpas-korting.

Uitgebreide informatie

Meer informatie over theaterWise, voorzien van diverse screenshots, vindt u in onderstaande documenten:

•  TheaterWise productinformatie 1.62 Mb
•  TheaterWise presentatie 2.36 Mb

Neem voor meer informatie
contact op met HKA.